Документы
Общий порядок действий при оформлении заказа в нашей компании:
Шаг 1 — Подача первичной заявки.
После согласования предмета заказа (телефонные переговоры, предложение по электронной почте) заказчик формирует заявку на основе бланка и направляет нам его копию по электронной почте или факсу. К запросу прикладываются полная карточка учетных сведений о предприятии, необходимых для последующего заключения договора.
Шаг 2 — Формирования первичной документации к заказу.
В ответ на присланную заявку мы высылаем всю необходимую документацию по заказу — договор (в случае размещения заказа впервые), приложение-смету (перечень работ, условия оплаты, срок исполнения, порядок отгрузки), копию счета к оплате. Исходная документация высылается в течение 1 рабочего дня с момента поступления заявки.
Шаг 3 — Передача исходных материалов и документации.
После поступления оплаты по счету заказчик предоставляет исходные материалы: мастер-диск для тиражирования, оригинал-макеты графических файлов, необходимые правовые документы. Исходные материалы предоставляются согласно техническим требованиям.
Шаг 4 — Согласование исходных материалов.
Обработанные нами исходные материалы проходят этап утверждения у заказчика (обычно по e-mail), факт утверждения фиксируется протоколом согласования материалов. В случае необходимости заказчик подписывает сигнальный оттиск (цветопробу, check-диск покраски и т.п.).
Шаг 5 — Фактическое исполнение работ.
В отведенный срок мы выполняем работы по заказу. По факту готовности высылаем заказчику уведомление. В случае возникновения нештатных ситуаций немендленно уведомляем заказчика об этом, предлагая варианты решения возникших проблем.
Шаг 6 — Сдача-приемка готовой продукции.
Готовый заказ принимается представителем заказчика, подписывается акт приемки-сдачи. Передача заказа осуществляется с нашего склада или по адресу заказчика, если это оговорено условиями заказа. Компоненты заказа передаются заказчику, подписывается соответствующая документация.
Шаг 7 — Закрытие документов.
После проверки качества работы и пересчета единиц продукции заказчик обязан в течение 1 недели подписать акт сдачи-приемки работ и передать его нам в соответствии с регламентом выполнения работ по заказу. В случае возникновения претензий заказчик обязан в течение 1 недели после сдачи заказа предъявить письменную претензию с описанием предмета претензии. Претензии рассматриваются в течение 3 рабочих дней.
— бланк заявки
— шаблон договора (для ознакомления)